Evden çalışma yeni normal haline geldi, yani telefon görüşmelerine bugüne kadar ayırdığımızdan daha uzun zaman harcıyoruz. Ancak, dikkatli bir planlama yapılmazsa, görüşmeler hızla rayından çıkabilir ve gerekenden fazla zaman harcanmasına yol açabilir. Türkiye’de video konferans talebinin beş kat artış göstermesiyle birlikte, uzaktan gerçekleştirilen toplantılarda harcanan süreyi verimli hale getirme ihtiyacı da doğru orantıda artış gösterdi. İşte her telefon görüşmesinden en iyi sonucu almanız için bazı püf noktaları.
1 İnsan faktörünü öne çıkarın
Kameranızı açın ve katılımcıları da kameralarını açmaya teşvik edin. İnsanları görebildiğiniz zaman iletişimi verimli bir düzeyde tutmak çok daha kolay olacaktır.
2 Arka planınızı temizleyin
Arka planın mümkün olduğu kadar temiz ve düzenli olmasını sağlayarak dikkat dağıtıcı unsurları önleyin. Düz bir duvar veya üzerinde bitkiler, kitaplar veya süs eşyaları bulunan raflar toplantılarınız için cazip bir fon sağlayabilir.
3 Samimiyet kurun
Görüşmenin başında iş ile ilgili olmayan sorular sorarak samimiyet kurmaya özen göstermeye çalışın. Bütün katılımcılarınızın bu sürece dahil olmasını sağlayın; uzun süren ilişkilerin beslenmesi açısından son derece faydalıdır.
4 Yaklaşımınızı uyarlayın
Gündeminizi ve yaklaşımınızı konuştuğunuz kişiye göre uyarlayın; bu, samimiyet kurmanızı kolaylaştıracaktır. Enneagram veya DISC gibi kişilik testleri, ekiplerin etkileşim kurması için harika sonuçlar verir.
5 Bölünmüş ekran kullanın
Bu, görüşme sırasında çok daha verimli ve doğru not almanızı sağlar. Bölünmüş ekran veya çift masaüstü kullanmanız, notlarınızı alırken katılımcıları görmenize imkan sağlayarak işinizi çok kolaylaştırabilir.
6 Basit görüntülü arama yazılımları kullanın
Video konferans katılımcılarının en az %50’si, toplantı için hazırlanırken yaklaşık 10 dakika kaybediyor. İndirilmesi gerekmeyen görüntülü arama yazılımları kullanarak herkesin işini kolaylaştırın bu şekilde insanların daha verimli kalmasını sağlayabilirsiniz.
7 Görüşmenin planını en baştan özetleyin
Hem sizin için hem de katılımcılar açısından odaklanmayı sağlamak üzere görüşmenin başında net bir görüşme planı paylaşın. Hedefleri, öngörülen sonuçları ve ele almak istediğiniz tüm konuları özetleyin.
8 İnsanların zamanına saygı durun
Çalışanların %67’si katıldıkları toplantıların faydalı olmadığını, bunun en önemli sebebinin ise toplantıların vaktinde başlamaması olduğunu ifade ediyor. Katılımcıların zamanına saygı duyun ve görüşmenin zamanında başlamasını ve bitmesini sağlayın.
9 Sorulara zaman ayırın
Katılımcılar ile etkileşime girin ve düzenli olarak soru almak için konuşmanıza ara vererek katılım göstermelerini sağlayın. Bu, sürece dahil olduklarını ve onları dinlediğinizi hissettirir.
10 Zaman kaybetmeden devamını getirin
Görüşmeden sonra bütün katılımcılara alınacak tedbirleri ve mühletlerini içeren bir görüşme özeti gönderin. Ayrıca, kendinizi geliştirebilmeniz için işe yaradığını ve yaramadığını düşündüğünüz konularla ilgili notlar almanız faydalı olacaktır.
