21. yüzyılda iş dünyası her zamankinden daha global bir hale geldi. Eğer bu çağda bir şirket yönetiyorsanız, iş seyahatinde güvenliğin gündeminizde önemli bir yer tutuyor olması kuvvetle muhtemel. Her işveren çalışanlarına karşı özen gösterme yükümlülüğü taşır; dolayısıyla, çalışanlar nerede iş yapıyor olurlarsa olsunlar mümkün mertebe güvende kalmalarını sağlayacak bir iş seyahati politikasına ve prosedürlerine sahip olunması önemlidir. İşte iş seyahatinde güvenliği tesis etmek için harekete geçmenizi sağlayacak 10 ipucu:
1. Bir genel risk değerlendirmesi yürütün
Genel risk değerlendirmesi, çalışanları seyahat eden tüm işverenler için bir gereksinimdir. Bunun yanı sıra, genel bir risk değerlendirmesi yürütmeniz ve belgelendirmeniz, gereken tedbirleri tanımlamanızı da sağlar.
2. Güvenlik politikasını ve riskleri azaltıcı prosedürleri tasarlayın
Yazının ilerleyen bölümlerinde güvenlik politikasına dair birkaç fikir vereceğiz. Şu aşamada, bu politikanın, bir çalışan ne zaman yeni bir yere seyahat edecek olsa, risk değerlendirmeleri yürütülmesine yönelik bir süreci de içermesi gerektiğini vurgulamak istiyoruz. Unutmayalım ki, her seyahat kendine özgü niteliklere sahiptir ve izlenecek güvenlik politikaları da bu nedenle farklılık arz edebilir.
3. Güvenliğin ilk adımı olarak aşı yaptırın
Çalışanlarınız tabii ki bütün zorunlu aşıları yaptırmak zorunda. Ancak ziyaret ettikleri ülkeye göre önerilen aşıların cinsi ve miktarı farklılık gösterebilir. Ve siz, tüm bu spesifik aşıların yaptırılmasını da sağlamalısınız.
4. Çalışanların yerel sağlık bilgilerini edinmesine yardımcı olun
Çalışanlarınızı, seyahat güvenliği eğitimlerinize ve rehberlerinize dahil ederek gidecekleri yere özgü sağlık riskleri hakkındaki son durumdan haberdar olmalarını sağlayın. Musluk suyu içmekten, sokak satıcılarından yemek yemekten veya yerel yaban hayatı ile temasa geçmekten kaçınmaları gerekiyorsa; çalışanlarınız bu konuda mutlaka bilgi sahibi olmalıdır.
5. Sağlıklı seyahatler için kullanışlı araçlar sağlayın
Örneğin, seyahat sırasında sağlıklı kalmalarını mümkün olduğu kadar kolaylaştırmak için çalışanlarınıza su arıtan şişeler veya C vitamini takviyeleri gibi malzemeler sağlamayı göz önünde bulundurmalısınız.
6. Seyahat yıpranmasına karşı koruyun
Çalışanlarınızın genel esenliğini korumasına yardımcı olmak, seyahatteyken sağlık sorunlarından kaçınmaları bakımından büyük fayda sağlar. Örneğin; çalışanlarınızı sağlıklı bir diyet yapmanın ve uyku düzeninin önemi (ve bunları sağlamanın yolu) konusunda eğitmek, bağışıklık sistemini koruma hakkında püf noktaları vererek yaygın görülen seyahat hastalıkları riskini azaltmak ve seyahatleri sırasında dinlenmek ve rahatlamak için yeterli zamana sahip olmalarını sağlamak bu kapsamda düşünülebilecek önlemler arasında sayılabilir.
7. Güvenlik hakkında eğitimler, rehberler ve bilgiler sağlayın
Bu madde, gidilen ülkedeki konsoloslukların ve güvenilir tedarikçilerin iletişim bilgileri gibi temel bilgilerden güvenli konaklama yerlerine ve uzak durulması gereken mahalleler gibi yerel bilgilere kadar her şeyi kapsamalıdır.
8. Masraf politikanızın çalışanlarınızın güvende kalmasına yardımcı olmasını sağlayın
Bazen çalışanlarınızın güvende kalmak için para harcaması gerekir. Neticede, şehrin en güvenli yerlerinde otel rezervasyonu yaptıramazlarsa; nerelerin güvenli olduğunu bilmeleri faydasızdır. Böylesi hallerde, bölgedeki en güvenli ulaşım biçimleri hakkındaki bilgilere ve iletişim bilgilerine mutlaka yer verin ve çalışanlarınıza - daha az güvenli seçeneklere göre daha pahalı olsalar bile - bunları kullanma yetkisi sağlayın.
9. Doğru sigortayı yaptırın
Standart sorumluluk sigortanızın uzun süre yurt dışında çalışmayı kapsama ihtimali düşüktür; bu yüzden, muhtemelen iş seyahati sigortası yaptırmanız gerekecektir. Ayrıca bazı yerler için de özel poliçeler gerekecektir. Genelde seyahat sağlık sigortasını, yaptırmak zorunda olduğumuz ancak muhtemelen kullanmayacağımız bir şey olarak düşünürüz.
Ancak çalışanlarınız düzenli olarak seyahat ediyorsa, birinin er geç sigortaya başvurma olasılığı yüksektir. Bu yüzden, iyi bir poliçe ve sigortacı sağlamanız büyük önem arz eder. Paketine gezgin güvenliği programı dahil eden bir sigorta arayın. Unutmayın ki bunlar, çalışanlara, gittikleri ülkeye özgü riskler hakkında bilgi sunar ve çalışanların karşılaşabilecekleri zor durumlar için hazırlıklı olmasını sağlar.
Çalışanlarınız düzenli olarak yüksek riskli ülkelere seyahat ediyorsa, kaçırma ve fidyeye karşı sigorta yaptırmayı değerlendirmeniz ve çalışanlarınızı, bu riskleri azaltmanın yolları hakkında bilgilendirmeniz de faydalı olabilir.
10. Seyahati kaide değil istisna haline getirin
En nihayetinde, seyahatteyken güvende ve sağlıklı kalmanın en iyi yolu, seyahat etmemektir. Ayrıca, aşırı iş seyahatinin çalışanların zihinsel esenliğini ve kişiler arası ilişkilerini etkilemesi kaçınılmazdır. Neyse ki, modern iletişim teknolojisi sayesinde, eskiden yurt dışına seyahat etmeyi gerektiren işleri ofisten dışarı adım bile atmadan yürütmek artık her zamankinden daha kolay.
Hem de çok daha ucuz! Bu yüzden, çalışanların seyahat etmeye karar vermeden önce teknolojik çözümleri incelemesini gerektiren bir seyahat politikası hazırlamayı değerlendirin. Ev-iş arası yolculuklarınızı kolaylaştırmaktan iş seyahati ipuçlarına kadar, her yolculuğu daha üretken kılmaya ilişkin başlıca tavsiyelerimize göz gezdirin.
